「残り1箱で発注」から、使う量に合った発注点へ

この記事の要点

まず使用量を観察する

月初と月末の在庫、期間中の入荷量を記録すると、おおよそ何個使ったかが分かります。臨時の作業で多く使った月は、その理由も残しておく。過去の平均をそのまま将来に当てはめず、出勤人数や作業量の変化を見ます。開封済み在庫の数え方を統一しておくことも必要です。

簡単な考え方は「1日の使用量×補充までの日数＋余裕分」。架空の例で、1日20枚使い、届くまで5日、余裕を100枚と置くなら、200枚が見直し用の発注目安です。欠品を防ぐ保証のある式ではありません。納期と使用量が変われば、必要な余裕も変わります。

発注点は、注文を考え始める残数のこと。発注数量は、実際に頼む量のことです。どちらも「1箱」に固定せず、包装単位、送料、保管場所、必要な期間を見ます。連休や繁忙期の前には、普段どおりの納期かも確認してください。注文済みでまだ届いていない数を見落とすと、二重発注になります。

毎回数字を変えるのではなく、決めた期間で「不足したか」「余りすぎたか」「臨時発注が増えたか」を振り返ります。担当者が休むときの代理と、正しい在庫表の場所も共有しておく。高額品、劣化しやすい物、業務上の指定品は、この一般的な目安だけで管理せず、組織の購入・保管ルールを優先してください。

発注点を変えたら、変更日、理由、次に確認する日を残します。「欠品したから増やした」で終わらせず、使用量が増えたのか、納期が延びたのかを分けて考える。次の確認日に原因が続いていなければ、元に戻す余地があります。発注点を大きくする一方にせず、余りすぎたときも同じように見直してください。

一般備品の買い方についての編集記事です。実使用テストや、医療・衛生性能の評価はしていません。計算例の数字は架空です。