備品リストを、品名だけの表から卒業させる

この記事の要点

品名の横に欄を2つ足す

「コピー用紙」「ボールペン」だけでは、いつもの仕様が分かりません。品名の横にメーカー品番と包装単位を足します。色やサイズが要るなら一緒に。最初から全部の備品を載せようとせず、注文頻度の高い物から始めると、表の更新が続きます。

在庫が「2箱」という記録では、1箱の冊数が変わると数量が合わなくなります。残数を数える単位と、発注する単位は分けておきます。500枚入りを1冊として管理するなら、その対応を表に書く。開封済みの物をどう数えるかも決めて、担当者によって残数が増減しないようにします。

発注した日、受け取った日、残数を確認した日を記録すると、数え違いや二重注文に気づきやすくなります。1人だけが分かる略称は避け、代理の担当者が見ても注文できる書き方に。ノートでも表計算でも構いませんが、正本がどこにあるかを決め、別々の表に更新を分散させないでください。

当サイトのCSVは、品名・メーカー品番・数える単位・包装入り数・残数・発注点・保管場所・確認日を空欄で用意しています。業務情報の公開先ではなく、手元で編集するための様式です。患者名や顧客名を入れる必要はありません。共有や保存の範囲は組織のルールに従い、不要な情報を持たせないでください。

最初の1週間は、よく注文する5品ほどを選び、品番と単位と置き場所だけをそろえます。使用量がまだ分からない物の発注点を、根拠のない数字で埋める必要はありません。「未確認」と書いておいて、数えた日に更新する。情報が少なくても、確認済みのことと推測を分けた表なら、次の担当者が読み直せます。

一般備品の買い方についての編集記事です。実使用テストや、医療・衛生性能の評価はしていません。計算例の数字は架空です。